Por que as Operações Hospitalares são de alto custo?
Um ponto de vista diferente
Economia Hospitalar : Redução dos Desperdícios
Aqui nós relacionamos os potenciais desperdícios e as possíveis economias na Logística de Medicamentos (Meds) e Materiais (Mats).
Use esta informação como um check-list para a Logística de Medicamentos e Materiais. Esta é sua oportunidade para reduzir custo e aumentar a eficiência.
Caso sua instituição estiver a frente desses casos apresentados aqui, é porque você já trabalhou duro para resolver isso. Parabéns! Senão, talvez possamos ajudá-lo.
Os números de cálculos apresentados aqui são para um hospital com 200 leitos, que normalmente consomem 70.000 unidoses por mês, sendo 30.000 sólidos e 40.000 líquidos.
Para adaptar os valores a sua instituição, você pode calcular proporcionalmente ao número de leitos, para uma aproximação inicial.
Desperdício de Tempo
1. Você desperdiça tempo se carrega manualmente informação na impressora da unidose, ao invés de transferir automaticamente essa informação a partir da fatura do fornecedor.
• Nome do medicamento
• Fabricante
• Tamanho da dose
• Validade
• Número do lote
• Número de série da embalagem secundária
• Quantidade de medicamentos a converter para unidose
A integração com o sistema é totalmente possível em apenas um dia pelo departamento de TI.
Este trabalho pode ser feito a partir do Sistema de Informação do Hospital (HIS) para a impressora de uni dose ou usando nosso software Opuspac.
Essa operação é feita aproximadamente 600 vezes por mês. Inserir manualmente leva 4 minutos. O cálculo dá 40 horas de desperdício de tempo por mês.
Economiza 40 horas por mês, para um hospital de 200 leitos.
2. Você desperdiça tempo se corta manualmente o blister para convertê-lo em unidose.
Um hospital com 200 leitos precisa cortar aproximadamente 30.000 doses por mês. A taxa de corte manual é de 400 cortes por hora. O tempo de corte é de 75 horas por mês.
Com a Máquina Cortadora Automática (BC 100) é feita uma média de 2.000 cortes por hora. Como esse corte é feito simultaneamente a outras operações, portanto se economiza praticamente todo o tempo de corte.
O corte manual é um esforço repetitivo que causa uma lesão de trabalho com possíveis queixas legais.
Desblistar ou tirar o medicamento da embalagem primária não é considerado aqui devido à falta de segurança microbiológica, ao risco de contaminação cruzada e à perda do prazo de validade, o que envolve mais custos.
Economiza 75 horas por mês.
3. Você desperdiça tempo se está fazendo a reembalagem da unidose manualmente ao invés de fazê-la com máquina.
A reembalagem manual da unidose é feita em uma taxa de 200 unidades por hora: tirar da caixa, procurar informação, imprimir a embalagem, inserir a unidose na embalagem previamente montada, embalar, fechar ou selar.
São necessárias cerca de 3 pessoas para preparar manualmente 70.000 unidoses em um hospital de 200 leitos.
Com equipamento semiautomático apenas uma pessoa é necessária no processo de uni dose, economizando dois funcionários na Farmácia.
E com o equipamento automático completo da Opuspac você economiza 2,5 operadores, dependendo do tamanho dos lotes. Essa solução é especialmente recomendada para hospitais de 300 a 1800 leitos.
Economia de 320 horas por mês com o equipamento semiautomático.
4. Você desperdiça tempo se está fazendo a coleta manual quando dispensa Materiais e medicamentos da Farmácia, no lugar de automatizar um processo não robótico.
Os cálculos de economia neste processo dependem do número de entregas por dia que a farmácia central faz a enfermaria.
Em alguns casos são uma em cada duas horas e em outros casos, quatro por dia, sendo esta também a nossa recomendação.
A taxa de coleta manual varia de uma instituição para outra, mas para 20 leitos, 85% de ocupação, 4 entregas por dia e 4 doses por paciente, tempo de preparo de cada entrega, em duas horas, dá 340 doses por hora para ser preparada ou 10.6 segundos por dose. Isto dá 43 segundos por prescrição entregue. São necessárias 3 ou 4 pessoas para fazer manualmente.
Convertendo toda informação do fluxo da Prescrição em dados digitais, com Opuspick, é possível ver quando você precisa de mais ou menos pessoas no Picking, fazendo uma melhor estratégia para esta operação.
Com o Picking Automatizado Opuspick isso levaria apenas 2 pessoas, por turno, economizando não menos que uma pessoa por turno.
Economia: 450 horas no total de 3 turnos, por mês.
5. Você desperdiça tempo se você está enviando caixas as enfermarias ao invés de preparar a prescrição para um período de tempo e por paciente, diretamente da Farmácia Central.
O processo feito pela enfermeira na Enfermaria: 1) procurar por uma caixa na gaveta, 2) retirar a caixa, 3) cortar o blister, 4) checar o código de barras, 5) colocar no recipiente para levar ao paciente, 6) buscar o próximo medicamento para aquele paciente; isso é um desperdício de tempo da enfermeira, que normalmente refere-se a um tipo de profissional caro e mais qualificado. Economizar um minuto dessas operações é importante.
Esse processo vem sendo feito 70.000 vezes por mês.
Apenas um minuto por dose são 70.000 minutos por mês. Isso significa uma economia de 1.166 horas por mês.
6. Você desperdiça tempo se sua equipe de enfermagem precisa coletar os medicamentos pessoalmente na Farmácia Central, em 1% das Administrações.
O tempo andando até a Farmácia Central não leva menos de 15 minutos de interrupção no serviço. Com 4 administrações por dia, são 20.400 administrações por mês. Se apenas 1% das administrações exigem a coleta na Farmácia são 204 viagens ou 51 horas.
Economiza 51 horas por mês.
7. Você desperdiça tempo se ocorrem muitas ligações telefônicas para Farmácia por falta de informação.
Informação adicional na embalagem da unidose e com o Sistema Opuspac auxilia os enfermeiros no momento exato de administração da medicação.
Evitar algumas dessas ligações, entregando as informações com antecipação pode reduzir o desperdício de tempo.
Aproximadamente 1% da administração de Medicamentos precisa de uma ligação que demanda 3 minutos.
Economia de 35 horas por mês.
Desperdício de Estoque (Materiais e Medicamentos)
8. Você aumenta perdas se armazena caixas de medicamentos no Departamento de Estoque ao invés de unidoses.
Os desvios no estoque são uma realidade em quase todo lugar. Alguns medicamentos têm alto custo. Nosso procedimento não garante desvio zero, mas é uma barreira a mais.
Nós fazemos o processo de unitarização imediatamente após receber o medicamento. No mesmo dia, apenas algumas horas depois, as caixas são descartadas ao lixo e os medicamentos são mantidos no estoque na embalagem de unidose. Esse tipo de embalagem não pode ser vendido no mercado paralelo.
A média de desvio de estoque é de 3% em vários países. Reduzir apenas 1% é uma boa oportunidade.
Economiza: aproximadamente 2.000 dólares por mês.
9. Você aumenta o desperdício de estoque se envia caixas de medicamentos à enfermaria ao invés de centralizar a logística dos medicamentos e prepará-los para cada prescrição de paciente e por alguns períodos do dia.
Enviar caixas de medicamentos a serem administradas para os enfermeiros em qualquer departamento significa que você espalha um grande estoque de medicamentos a vários lugares sem um controle apropriado e centralizado. Isso não é uma boa forma de gerenciamento.
Cada Farmácia descentralizada é um problema potencial sem um dispensador eletrônico ou uma distribuição centralizada. Estima-se 5% de perda.
Economiza: 10.000 dólares por mês.
10. Você aumenta perdas se existem gavetas abertas na área de dispensação da Farmácia central.
Gavetas que abrem eletronicamente somente quando o medicamento ou o material requisitado constar na Prescrição elimina muitas oportunidades de retirada de material do estoque sem a devida autorização.
Nós estimamos que apenas 0,3% de perda pode ser evitada com este procedimento.
O equipamento Opuspik possui todas as suas gavetas fechadas e só abre quando a autorização estiver no sistema.
Economiza: 600 dólares por mês.
11. Você aumenta perdas se está tirando do blister ou embalagem primária ao invés de mantê-la ou preservá-la.
Em muitos países, a lei diz que a retirada da medicação de sua embalagem primária reduz para 75% a sua data de validade. Ao passar essa data, o medicamento deve ser descartado, o que cria um novo desperdício de medicamentos. Desperdício estimado de 0,3%.
Economiza: 600 dólares por mês.
12. Você aumenta perdas se não está lançando na conta do paciente tudo o que ele utiliza, ao invés de ler o código de barras e inserir aquela despesa de material ou medicamento pelo paciente.
Cobrar em uma conta geral e distribuir por todos os pacientes, como uma despesa geral, não é um bom procedimento administrativo.
Economia não estimada.
Sobre Investimento
13. Você perde capital de investimento se compra ou usa mais tecnologia de automatização que o necessário, ao invés de adaptar com precisão a tecnologia às suas reais necessidades.
A melhor situação é ter uma tecnologia escalável, ou seja, que você pode aumentar ou melhorar seus equipamentos de automatização à medida que suas necessidades crescem.
Muito apreciado, o sistema de preparação robótica de prescrições é um exemplo de tecnologia difícil de se pagar.
Ele reduz a zero os erros de dispensação cujos valores são normalmente baixos, entre 1 e 2% de Eventos Adversos na Medicação, mas não reduz os Eventos Adversos na Medicação que são normalmente 40%.
Eles também não coletam materiais e medicamentos ao mesmo tempo, o que faz o processo menos eficiente.
Com a estratégia escalável você está à frente ao não investir mais que o necessário.
Desperdício por Eventos Adversos
14. Você aumenta sua perda de tempo e dinheiro se não possui código de barras, ao invés de ter tudo controlado eletronicamente em todo seu processo.
É uma regra geral, que pode ser aplicada a vários processos de cuidados do paciente: o uso do código de barras geralmente reduz de 10 para 1 a incidência de erros. A redução é de aproximadamente 90% e quando você aplica essa redução a vários pontos do processo, a incidência na qualidade do processo é excepcional.
Nada pode ser mais importante que o uso de código de barras nos diferentes pontos da logística. Deve ser feito no ponto exato do uso do medicamento.
Os resultados são melhores quando você controla sua administração com código de barras mais uma vez na beira do leito, antes da administração.
Se os Eventos Adversos são 10% de atenção, sem o código de barras isso cresce para até 30%. Isso é um adicional de 20%.
Um hospital com 200 leitos, 85% de ocupação, 20% de adicional de Eventos Adversos por não ter código de barras, 50% deles são evitáveis, 30% deles no processo de medicação e 40% na Administração com 50% moderado, afetarão 61 pacientes por mês, considerando 3 dias adicionais do paciente no hospital a USD 800 por dia, isso é USD 73.200.
Economia de USD 73.200 por mês por utilizar o código de barras.
15. Você aumenta suas perdas se não reembala frascos e ampolas.
Em um primeiro momento, se você tem o código de barras e não reembala, você está economizando dinheiro no processo de unidose, por não o estar realizando. Mas você está desconsiderando os seguintes riscos:
• Se a equipe de enfermagem tem um dispositivo para ler o código de barra ao lado do leito do paciente, é possível conferir se a medicação é a correta. Se você não tem isso e controla apenas na Enfermaria, seu risco é maior.
• Na melhor das situações, você sabe que está com a medicação correta, mas você não tem informação sobre a rota e velocidade da administração.
Este é o último passo para Administração de Medicação e não há outra barreira. Você deve ser redundante com essa informação.
Se você tem essa informação na mão, o seu risco é com o reflexo enter-enter.
O Sistema Opuspac induz a leitura do texto da unidose e leva ao modo consciente.
• Você também tem alertas e avisos com desenhos para chamar a atenção e texto para ser bem precisa a mensagem.
• Você tem letras maiúsculas e minúsculas no nome da medicação para evitar um evento adverso nas medicações LASA.
• Você tem o código Opuspac OPC incluindo um código universal, dado pelo FDA, disponível para ser lido por centenas de aplicações em qualquer país.
• Você tem uma cor diferente para alertar sobre a classificação da medicação.
Nós incluiremos as perdas para esse conceito no ponto seguinte.
16. Você aumenta sua perda se falta informação ao seu pessoal no momento apropriado.
Ministrar a medicação correta, ao paciente correto, no momento correto, com a dosagem correta e na rota correta é o compromisso que pedimos aos enfermeiros.
Mas no momento final, ele(a) está sozinho(a) junto ao leito do paciente com todas as dúvidas de um cenário complicado e pouca ajuda de outros.
Ser redundante com a informação e entregar a informação mais completa possível é nosso dever e nossa vantagem para economizar dinheiro.
Atenção a 200 leitos com 85% de ocupação são 5.100 pacientes/dia por mês. Eventos adversos são 10% da atenção. 510 desses 50% são evitáveis. Desses, 12% são processos de Administração de Medicamentos. 61 desses 50% são moderados ou sérios (30). O valor médio nos EUA para um Evento Adverso é USD 4.200,00. Isso dá USD 126.000 por mês como custo total. Esse é o total em desperdício.
Informação é vital e nós acreditamos que podemos reduzir mais de 20% desse valor.
Economia: USD 25.200 por mês.
17. Você perde tempo e dinheiro se não tem um sistema que faça cálculos de diluição de maneira rápida e precisa.
Tomando um caso simples, o cálculo de diluição manual tomaria 4 minutos. Alguns estudos falam em 8 minutos.
Utilizando os cálculos pelo Sistema Opuspac isso leva menos de 1 minuto. Utilizando a informação no Pres-Pack (veja na página 15 do catálogo de Segurança do Paciente) isso é zero, porque a diluição já está escrita.
A taxa de erro com cálculos manuais chega a 40%.
Presumimos que são 40.000 doses líquidas por mês e 50% disso precisa de cálculo de diluição.
Isso dá 20.000 cálculos por mês.
Assumindo que são economizados 2 minutos com a folha de cálculo da Opuspac, isso dá 40.000 minutos ou 666 horas por mês de economia.
Economiza 666 horas por mês com a folha de cálculo da Opuspac.
18. Você perde tempo e dinheiro em um evento adverso se não reembala unidose não cria diferenciações necessárias para medicamentos LASA e outros.
O objetivo principal do processo de unidose é alcançar a diferenciação dos medicamentos no ambiente hospitalar, que você não recebe do mercado. Muitos eventos adversos acontecem por falta de diferenciação.
As cores também ajudam a criar a diferenciação de medicamentos que são LASA, psicotrópicos, medicamentos controlados, fotossensíveis, termossensíveis, etc.
Perda nesse conceito está incluída no tópico 16.
19. Você perde dinheiro se não toma precauções para evitar a queda do paciente.
Queda do paciente é um dos grandes temas na Segurança do Paciente. São 3.3 para 11.5 quedas a cada 1000 pacientes/dia nos EUA.
A média de custo estimada nos EUA é de USD 14.200 por queda.
Muitos medicamentos provocam vertigens e estados similares. Alertas de risco de queda são incluídos na embalagem da unidose.
Não podemos dizer quantas quedas podem ser evitadas com nosso alerta, mas redundância é altamente recomendada. Nossos rótulos ZAP, prontos para serem transferidos para diferentes lugares (veja página 17 do catálogo de Segurança do Paciente) é uma das soluções.
A queda de paciente em um hospital de 200 leitos está entre 17 e 20 por mês. Se apenas 50% são sérios e moderados, temos cerca de 9 quedas, que custariam USD 127.800,00 por mês.